3 cách triển khai đào tạo an toàn vệ sinh đa ngôn ngữ | So sánh chi phí, vận hành và phạm vi

Tóm tắt

• Ba lựa chọn để đa ngôn ngữ hóa là dịch nội bộ, thuê đơn vị bên ngoài và e-learning đa ngôn ngữ
• Dịch nội bộ rẻ nhưng tắc nghẽn ở chất lượng và cập nhật. Dịch sai thuật ngữ chuyên ngành có thể trực tiếp dẫn đến vi phạm nghĩa vụ quan tâm an toàn (安全配慮義務) khi xảy ra tai nạn
• Thuê ngoài bảo đảm chất lượng ổn định nhưng mỗi lần sửa luật lại phát sinh chi phí dịch
• Nếu cần từ 5 ngôn ngữ trở lên và vận hành liên tục, tổng chi phí sở hữu của e-learning đa ngôn ngữ thường là thấp nhất
• Nếu cơ cấu quốc tịch cố định và số lượng ít thì thuê ngoài; nếu biến động và đa địa điểm thì e-learning là lựa chọn thực tế

Ngay khi tuyển dụng người lao động nước ngoài và bắt tay vào triển khai đào tạo an toàn vệ sinh đa ngôn ngữ, câu hỏi "làm thế nào với việc dịch?" luôn chặn bạn lại. Dịch trong công ty? Thuê công ty dịch thuật? Hay đưa vào ngay từ đầu một dịch vụ e-learning đã hỗ trợ đa ngôn ngữ?

Thành thật mà nói, đáp án tối ưu thay đổi theo quy mô công ty và cơ cấu quốc tịch. Để hỗ trợ quyết định cho người phụ trách nhân sự và tổng vụ, bài viết này so sánh ba cách tiếp cận trên bốn trục: chi phí, vận hành, phạm vi, theo kịp pháp luật.

1. Vì sao cần đa ngôn ngữ — Cả mặt pháp luật và nghĩa vụ quan tâm an toàn

Điều 59 của Luật An toàn Vệ sinh Lao động Nhật Bản (労働安全衛生法 / Industrial Safety and Health Act) quy định nghĩa vụ thực hiện đào tạo, nhưng không viết "phải bằng tiếng Nhật". Tuy nhiên, đây là điểm quan trọng: đào tạo bằng ngôn ngữ mà người lao động không hiểu được coi là "không thực sự đã thực hiện đào tạo".

"Hướng dẫn về biện pháp an toàn vệ sinh cho người lao động nước ngoài" do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (MHLW) ban hành năm 2020 cũng nêu rõ việc đào tạo bằng tiếng mẹ đẻ và sử dụng tài liệu trực quan. Tức là chỉ "đã thực hiện bằng tiếng Nhật" thì chưa đủ.

Đào tạo chỉ về hình thức là vi phạm nghĩa vụ quan tâm an toàn

Có vụ án mà công ty thực hiện đào tạo cho người lao động nước ngoài bằng tài liệu chỉ có tiếng Nhật rồi sau đó xảy ra tai nạn lao động, kết quả tòa công nhận công ty vi phạm nghĩa vụ quan tâm an toàn (安全配慮義務). Chỉ "biên bản đã thực hiện đào tạo" thôi không đủ để bào chữa về mặt pháp lý — tòa truy đến cả "có được thực hiện ở mức người lao động hiểu được hay không".

Về các luận điểm pháp lý và phạm vi nghĩa vụ cụ thể, vui lòng xem bài "Hướng dẫn đầy đủ về đào tạo an toàn vệ sinh cho người lao động nước ngoài". Bài này tập trung vào câu hỏi "vậy làm sao để đa ngôn ngữ hóa?".

2. Cách tiếp cận ① Dịch nội bộ

Phương thức nhờ nhân sự song ngữ hoặc chính người lao động nước ngoài đang làm việc dịch lại tài liệu tiếng Nhật hiện có. Dễ bắt tay nhất và chi phí ban đầu gần như bằng 0. Là mô hình mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường cân nhắc đầu tiên.

2-1. Ưu điểm

• Không tốn phí khởi tạo
• Có thể điều chỉnh diễn đạt theo bối cảnh công việc của riêng công ty
• Kiểm soát được chu kỳ cập nhật tài liệu trong nội bộ

2-2. Nhược điểm

Thực ra, đây là cách thường lộ vấn đề sau khi đi vào vận hành.

• Rủi ro dịch sai thuật ngữ chuyên ngành (墜落制止用器具 / thiết bị ngăn ngã, 重篤災害 / tai nạn nghiêm trọng…)
• Khi người dịch nghỉ việc thì cập nhật cũng dừng
• Mỗi lần luật sửa đổi đều phát sinh lại công việc dịch
• Trách nhiệm giải trình khi cơ quan thanh tra hỏi "độ chính xác của bản dịch"

Đặc biệt khó chịu là thuật ngữ chuyên ngành về an toàn vệ sinh. Trình độ ngoại ngữ ở mức hội thoại thường không đủ để phân biệt 安全帯 (dây an toàn) với フルハーネス (dây đeo toàn thân) hay dịch chính xác ví dụ tai nạn. Nếu thực hiện đào tạo với bản dịch sai và sau tai nạn được kết luận "thông điệp không được truyền đạt đúng", thì chính tính hiệu lực của đào tạo bị phủ định.

Tài liệu làm miễn phí lại là thứ đắt nhất sau khi xảy ra tai nạn. Nếu không bảo đảm được độ chính xác của bản dịch thì nên loại khỏi lựa chọn vì lý do an toàn.

2-3. Phù hợp khi nào

• Lao động nước ngoài 1–2 người, cơ cấu cố định
• Nội dung đào tạo không cập nhật thường xuyên
• Có sẵn nhân sự song ngữ thông thạo thuật ngữ an toàn vệ sinh

Thẳng thắn mà nói, trường hợp đáp ứng đủ cả ba điều kiện là rất ít. Đa số doanh nghiệp sẽ cân nhắc lựa chọn tiếp theo.

3. Cách tiếp cận ② Thuê đơn vị dịch thuật bên ngoài

Phương thức đặt hàng cả bộ tài liệu cho công ty dịch thuật để tạo phiên bản đa ngôn ngữ. Có nhiều đơn vị chuyên về lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động.

3-1. Mức chi phí

Dịch trong lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động có đơn giá cao hơn tài liệu kinh doanh thông thường. Mức tham khảo trên thị trường:

Để đa ngôn ngữ hóa bộ tài liệu đào tạo khi mới tuyển dụng (~10.000 ký tự + video 30 phút) sang một ngôn ngữ: tài liệu 150.000–250.000 yên, phụ đề 45.000–100.000 yên, lồng tiếng 150.000–450.000 yên. 5 ngôn ngữ là quy mô từ 1 triệu đến vài triệu yên. Không hề rẻ.

3-2. Ưu điểm

• Bảo đảm độ chính xác của thuật ngữ chuyên ngành
• Có thể được cấp chứng nhận dịch thuật (hữu ích khi thanh tra)
• Không cần giữ nhân sự dịch thuật trong công ty

3-3. Nhược điểm

• Phát sinh đơn đặt thêm mỗi khi luật sửa đổi
• Giao bản sửa đổi mất vài tuần đến hai tháng
• Với tài liệu video, chi phí sản xuất cao hơn chi phí dịch
• Từ 5 ngôn ngữ trở lên thì chi phí tăng theo lũy tiến

Khi dừng lại suy nghĩ một chút: các sửa đổi pháp luật như đợt mở rộng đào tạo khi tuyển dụng tháng 4/2024 (令和6年4月) diễn ra vài năm một lần. Mỗi lần như vậy sẽ kéo theo đơn đặt hàng dịch hàng chục đến hàng trăm vạn yên.

3-4. Phù hợp khi nào

• Cơ cấu quốc tịch cố định trong 2–3 ngôn ngữ
• Tiền đề tài liệu không sửa trong thời gian dài (5 năm trở lên)
• Là công ty phái cử/tiếp nhận và cần trình chứng nhận dịch thuật

4. Cách tiếp cận ③ Áp dụng e-learning đa ngôn ngữ

Phương thức ký hợp đồng với dịch vụ e-learning được đa ngôn ngữ hóa ngay từ đầu. Gồm cả Labona for Business, gần đây các dịch vụ hỗ trợ tiêu chuẩn từ 5 ngôn ngữ trở lên ngày càng nhiều.

4-1. Mức chi phí

Tùy dịch vụ, nhưng nhìn chung trong khoảng:

10 người × 1.500 yên/tháng × 12 tháng = 180.000 yên/năm. Bằng 1/20 đến 1/50 chi phí khởi tạo khi thuê ngoài dịch 5 ngôn ngữ.

4-2. Ưu điểm

• Việc theo kịp luật sửa đổi do dịch vụ tự động thực hiện
• Chi phí biên để thêm ngôn ngữ gần như bằng 0
• Hồ sơ học tập, giấy chứng nhận, xác thực danh tính được quản lý tập trung
• Đơn giá không thay đổi dù đa địa điểm hay cơ cấu tuyển dụng biến động

Về yêu cầu pháp lý của hình thức triển khai trực tuyến, vui lòng xem "Triển khai trực tuyến đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng: yêu cầu pháp lý và lưu ý thực tế".

4-3. Nhược điểm

• Khó tùy chỉnh theo máy móc, quy trình đặc thù của công ty
• Rủi ro phụ thuộc nhà cung cấp (vendor lock-in)
• Phát sinh phí tháng liên tục (tuy nhiên về dài hạn rẻ hơn thuê ngoài)

Về tùy chỉnh, đáp án thực tế là thiết kế lai (hybrid): dùng e-learning cho 8 hạng mục đào tạo theo luật, còn quy trình đặc thù tại công ty thì bổ sung bằng OJT tại hiện trường.

4-4. Phù hợp khi nào

• Cần hỗ trợ từ 5 ngôn ngữ trở lên (đa số xây dựng, sản xuất, logistics đều như vậy)
• Liên tục phát sinh học viên mới do tuyển dụng giữa kỳ hoặc phái cử
• Đa địa điểm, triển khai toàn quốc, khó điều phối đào tạo tập trung
• Không muốn tự xử lý công việc theo kịp luật sửa đổi

5. So sánh trên 4 trục

Xếp ba cách tiếp cận theo trục chi phí khởi tạo, khối lượng vận hành, phạm vi, theo kịp luật pháp:

5-1. Phương án lai (hybrid)

Trên thực tế, mô hình thường được áp dụng là lấy e-learning đa ngôn ngữ làm trung tâm, chỉ đa ngôn ngữ hóa nội bộ phần quy trình đặc thù tại công ty. 8 hạng mục cơ bản giao cho e-learning, OJT trong công ty có phiên dịch tham gia. Đây là cấu hình thực tế cân bằng được giữa chi phí và chất lượng.

6. Cách chọn theo cơ cấu quốc tịch và quy mô

Việc thực sự chọn cái nào tùy thuộc tình hình của doanh nghiệp. Một số mẫu điển hình để tham khảo:

Step 1: 1–3 lao động nước ngoài, quốc tịch cố định

Có thể xử lý bằng dịch nội bộ + OJT có phiên dịch. Tuy nhiên với thuật ngữ chuyên ngành an toàn vệ sinh, hãy luôn tham chiếu từ điển dịch bên ngoài (hướng dẫn của ILO, MHLW…).

Step 2: 5–20 lao động nước ngoài, 2–3 ngôn ngữ

Thuê đơn vị dịch thuật ngoài là phương án thực tế. Với tiền đề tần suất sửa đổi thấp, hãy lấy báo giá bao gồm cấp chứng nhận dịch thuật.

Step 3: 20 lao động nước ngoài trở lên HOẶC 5 ngôn ngữ trở lên

E-learning đa ngôn ngữ gần như là lựa chọn thực tế duy nhất. Vượt qua thuê ngoài cả về TCO lẫn khối lượng vận hành. Quy mô trung bình trở lên trong xây dựng, sản xuất, logistics thường rơi vào nhóm này.

Step 4: Cơ cấu quốc tịch biến động (công ty phái cử/nhân sự)

Chọn e-learning, không có lựa chọn khác. Đặt hàng dịch mỗi lần cơ cấu thay đổi là không khả thi về vận hành.

7. Lưu ý chung — Dù chọn cách nào

Dù chọn phương thức nào, có những điểm chung phải nắm.

7-1. Tiếng mẹ đẻ ≠ ngôn ngữ hiểu được

"Là người Việt thì đưa bản tiếng Việt là OK" — không phải vậy. Đây là điểm bất ngờ hay bị bỏ sót tại hiện trường. Tỷ lệ biết chữ, nền tảng đào tạo chuyên ngành, khác biệt vùng miền đều ảnh hưởng đến mức độ diễn đạt mà người lao động có thể hiểu được. Trên thực tế, thiết kế đặt trọng số vào video, sơ đồ, biểu tượng thay vì chữ viết sẽ hiệu quả hơn.

7-2. Kết hợp với "Tiếng Nhật dễ hiểu"

Khi đa ngôn ngữ hóa hoàn toàn khó khăn, việc tạo tài liệu bằng "Tiếng Nhật dễ hiểu" (やさしい日本語) cũng được phổ biến trong thực tế. Thêm furigana cho Hán tự, diễn giải lại từ khó, viết câu ngắn… giúp người học tiếng Nhật hiểu hơn.

7-3. Có giám sát bản dịch hay không

Tài liệu đã dịch phải được người bản ngữ có kiến thức về lĩnh vực an toàn vệ sinh giám sát. "Dịch được nhưng khác với từ ngữ dùng ở hiện trường" — trường hợp này nhiều hơn ta tưởng. Khoảng cách giữa từ trong sách giáo khoa và thuật ngữ hiện trường có thể trở thành đòn chí tử khi tính mạng bị đe dọa.

Thứ tự ưu tiên khi chọn ngôn ngữ

Bắt đầu đa ngôn ngữ hóa từ ngôn ngữ nào phụ thuộc vào cơ cấu quốc tịch của công ty bạn và dữ liệu tai nạn của ngành. Xây dựng thì tiếng Việt, tiếng Indonesia ưu tiên cao; sản xuất thì tiếng Trung, tiếng Việt. Chi tiết sẽ được trình bày trong bài "Chọn ngôn ngữ cho đào tạo an toàn vệ sinh".

8. Tổng kết

Có ba cách triển khai đào tạo an toàn vệ sinh đa ngôn ngữ cho lao động nước ngoài: dịch nội bộ, thuê ngoài, e-learning đa ngôn ngữ. Với số ít người, ngôn ngữ cố định thì dịch nội bộ hoặc thuê ngoài cũng khả thi. Tuy nhiên nếu tiền đề là từ 5 ngôn ngữ trở lên và vận hành liên tục, e-learning đa ngôn ngữ vượt trội ở cả TCO, vận hành lẫn theo kịp pháp luật.

Điểm chính

1. Chỉ "biên bản đã dịch" không đủ để bào chữa cho nghĩa vụ quan tâm an toàn. Cần thực hiện ở mức người lao động có thể hiểu được.
2. Dịch nội bộ rẻ nhưng do rủi ro dịch sai và ngừng cập nhật, không thích hợp cho thực tiễn.
3. Thuê ngoài cho chất lượng ổn định nhưng mỗi lần sửa luật lại phát sinh đặt thêm hàng chục đến hàng trăm vạn yên.
4. Từ 5 ngôn ngữ trở lên và vận hành liên tục thì TCO của e-learning đa ngôn ngữ có xu hướng thấp nhất.
5. Đáp án thực tế là mô hình lai: e-learning cho 8 hạng mục theo luật + OJT cho quy trình đặc thù.

Bài liên quan

• Hướng dẫn đầy đủ về đào tạo an toàn vệ sinh cho người lao động nước ngoài
• Hướng dẫn đầy đủ về đào tạo đặc biệt đa ngôn ngữ
• Cách triển khai đào tạo an toàn cho lao động nước ngoài trong xây dựng

Nguồn tham khảo gốc

• Luật An toàn Vệ sinh Lao động, Điều 59 (e-Gov)
• Hướng dẫn về biện pháp an toàn vệ sinh cho người lao động nước ngoài (MHLW, 2020)
• Danh sách tờ rơi an toàn vệ sinh đa ngôn ngữ (MHLW)
• Trang An toàn nơi làm việc - Tài liệu dành cho lao động nước ngoài (MHLW)