Triển khai trực tuyến đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng — Yêu cầu pháp lý và điểm cần lưu ý thực tiễn

Tóm tắt

• MHLW chính thức công nhận đào tạo an toàn vệ sinh trực tuyến qua thông tư ngày 25 tháng 1 năm 2021.
• Tuy nhiên, "chỉ phát video" không được chấp nhận. Có 4 yêu cầu bắt buộc.
• Xác thực danh tính・xác nhận mức độ hiểu・lưu hồ sơ・cơ hội hỏi đáp — thiếu bất kỳ một điều nào đều có nguy cơ vi phạm pháp luật.
• Khối lượng quản lý giảm so với đào tạo tập trung, nhưng thiết kế sai thì sẽ chỉ là hình thức.
• Khi chọn e-learning, dịch vụ "chỉ có nhật ký xem video" cần thận trọng. Cần cơ chế xác định danh tính cá nhân.

"Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng có thể thực hiện trực tuyến không?" — câu hỏi thường nhận được từ người phụ trách nhân sự. Câu trả lời: về mặt pháp lý là OK. Tuy nhiên, chỉ phát video qua Zoom hoặc chỉ lưu nhật ký xem video trên e-learning thôi thì không đủ.

Bài viết này dành cho người phụ trách nhân sự・hành chính đang cân nhắc triển khai e-learning. Chúng tôi tổ chức từ cơ sở pháp lý đến những cạm bẫy thực tiễn — các điểm thực sự được hỏi ở hiện trường.

1. Triển khai trực tuyến có thực sự được phép không — xác nhận cơ sở pháp lý

Điều 59 khoản 1 của 労働安全衛生法 (Luật An toàn Vệ sinh Lao động) quy định nghĩa vụ thực hiện đào tạo khi tuyển dụng, nhưng không chỉ định hình thức thực hiện. Đào tạo tập trung, OJT, trực tuyến — tất cả đều được pháp luật đối xử như nhau.

Điểm mấu chốt là: đối với thực tiễn được hiểu lâu nay là "nguyên tắc đối mặt", MHLW đã ban hành thông tư rõ ràng ngày 25 tháng 1 năm 2021.

1-1. Thông tư MHLW (25/1/2021)

Tên chính thức là "Về việc xử lý đào tạo theo Luật An toàn Vệ sinh Lao động qua internet, v.v." (基発0125第3号 / Thông tư Cơ sở số 3 ngày 25/1/2021). Trong bối cảnh đào tạo tập trung trở nên khó khăn do COVID-19, thông tư chính thức cho phép hình thức đào tạo trực tuyến.

Thông tư nêu:

Đối với đào tạo bằng phương pháp đồng thời và hai chiều qua internet, hoặc phương pháp xem video được ghi trước, miễn là đáp ứng các yêu cầu quy định, có thể được xử lý tương đương với đào tạo trực tiếp.

Điều quan trọng ở đây là mệnh đề điều kiện "miễn là đáp ứng các yêu cầu quy định".

'Chỉ phát video' không được chấp nhận

Thông tư không nói "trực tuyến gì cũng OK". Tiền đề là phải đáp ứng các yêu cầu như xác định danh tính, xác nhận mức độ hiểu, lưu hồ sơ. Việc thực hiện thiếu các yêu cầu này có thể bị đánh giá theo pháp luật là "không thực hiện đào tạo".

1-2. Khác biệt giữa đào tạo khi tuyển dụng và đào tạo đặc biệt

Đào tạo khi tuyển dụng (労安法 Điều 59 khoản 1) và đào tạo đặc biệt (cùng điều khoản 3) có yêu cầu trực tuyến hơi khác nhau. Bài viết này tập trung vào đào tạo khi tuyển dụng, nhưng đào tạo đặc biệt có yêu cầu nghiêm ngặt hơn — bao gồm các yêu cầu bổ sung như chống tua nhanh và thực hành trực tiếp các phần kỹ năng. Đào tạo đặc biệt cho xe nâng, móc cẩu, dây an toàn toàn thân, v.v. cần được xử lý là vấn đề riêng so với đào tạo khi tuyển dụng.

2. 4 yêu cầu bắt buộc khi triển khai trực tuyến

Tổ chức từ thông tư và Quy tắc An toàn Vệ sinh Lao động, các yêu cầu bắt buộc là 4 điều sau.

Thực tế, không ít sản phẩm e-learning trên thị trường không đáp ứng tất cả các yêu cầu này. Hãy xem từng yêu cầu từ góc nhìn thực tiễn.

2-1. Yêu cầu ①: Bao quát 8 mục luật định

Nội dung đào tạo, sau sửa đổi tháng 4 năm Reiwa 6, cả 8 mục đều bắt buộc. Điều khoản miễn trừ trước sửa đổi đã bị bãi bỏ, nên cần thực hiện những điều sau bất kể ngành nghề.

1. Tính nguy hiểm hoặc độc hại của máy móc, nguyên vật liệu và cách xử lý
2. Tính năng và cách sử dụng thiết bị an toàn・thiết bị bảo hộ
3. Quy trình làm việc
4. Kiểm tra khi bắt đầu công việc
5. Nguyên nhân và phòng ngừa bệnh phát sinh do công việc
6. Giữ gìn ngăn nắp・gọn gàng・sạch sẽ
7. Biện pháp ứng phó khẩn cấp và sơ tán khi tai nạn
8. Các nội dung cần thiết khác liên quan đến công việc

Chi tiết tham khảo bài viết khác "Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng: Hướng dẫn đầy đủ".

2-2. Yêu cầu ②: Xác định danh tính người học

Điểm gây tranh luận nhất khi trực tuyến là làm thế nào chứng minh "người xem video là chính người đó". Đào tạo tập trung có thể xác nhận trực tiếp bằng mắt, nhưng trực tuyến thì không.

3 phương tiện được áp dụng trong thực tiễn:

Step 1: Xác thực ID・mật khẩu

Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân khi bắt đầu nhận đào tạo. Là xác định danh tính tối thiểu, nhưng không thể đảm bảo "có cho mượn tài khoản hay không".

Step 2: Nhận diện khuôn mặt・chụp ảnh

Chụp ảnh người học qua webcam định kỳ trong khi nhận đào tạo, đối chiếu với ảnh khuôn mặt đã đăng ký. Các dịch vụ e-learning chính như SAT・CIC・Labona đều triển khai. Phương tiện chắc chắn nhất.

Step 3: Xác nhận mức độ hiểu ngẫu nhiên

Chèn câu hỏi xác nhận ngẫu nhiên giữa chừng・cuối chương. Có thể phát hiện người học để video chạy mà rời khỏi chỗ.

Khi được Cục Tiêu chuẩn Lao động hỏi "có phải chính người đó nhận đào tạo không" trong kiểm tra hiện trường, dịch vụ đáp ứng được trách nhiệm giải trình là dịch vụ có cơ chế ② hoặc ③ trở lên. Dịch vụ chỉ có ① có nguy cơ bị đánh giá là không đáp ứng yêu cầu.

2-3. Yêu cầu ③: Xác nhận mức độ hiểu

"Đã thực hiện đào tạo" và "người học đã hiểu" là hai chuyện khác nhau. Thông tư yêu cầu cơ hội xác nhận mức độ hiểu. Cách triển khai:

• Câu đố trắc nghiệm cuối từng chương (70-80% trở lên thì sang chương tiếp)
• Bài kiểm tra hoàn thành (nêu rõ tiêu chuẩn đỗ・người không đỗ phải học lại)
• Diễn đạt sự hiểu bằng văn tự do (tùy chọn)

Xem được video đến hết = đã hiểu — không phải vậy. Chỉ sau khi vượt qua bài kiểm tra mới có thể nói đã hoàn thành nghĩa vụ đào tạo.

2-4. Yêu cầu ④: Lưu hồ sơ 3 năm

Theo Điều 38 Quy tắc An toàn Vệ sinh Lao động, hồ sơ đào tạo khi tuyển dụng có nghĩa vụ lưu trữ trong 3 năm. Triển khai trực tuyến cũng không là ngoại lệ.

Các mục cần ghi nhận:

Lưu tự động bằng e-learning dễ hơn nhiều so với hồ sơ giấy. Hồ sơ người nghỉ việc cũng được tự động lưu trữ, có thể trình ra ngay lập tức khi kiểm toán.

3. Cơ chế phòng "chỉ xem cho có" — điểm cần lưu ý khi thiết kế

Cạm bẫy của triển khai trực tuyến là thiết kế "đã phát video là tính là hoàn thành". Điều này dù không vi phạm pháp luật, nhưng vẫn là vấn đề nghiêm trọng theo quan điểm nghĩa vụ chú ý đến an toàn.

3-1. Xử lý tua nhanh・bỏ qua

Đào tạo khi tuyển dụng không có yêu cầu chống tua nhanh rõ ràng như đào tạo đặc biệt. Tuy nhiên, thực tế nên chọn thiết kế chặt chẽ hơn để an toàn.

Cụ thể:

• Video chỉ phát ở tốc độ chuẩn (không tua nhanh)
• Nếu bỏ qua chương thì không tính là hoàn thành
• Phát hiện rời khỏi chỗ trong khi xem (độ phản hồi của camera nhận diện khuôn mặt)

Thành thật mà nói, e-learning không có các tính năng này sẽ khó giải trình khi ứng phó với Cục Giám sát.

3-2. Cơ hội hỏi đáp

Thông tư cũng bao gồm "đảm bảo cơ hội hỏi đáp". Với e-learning:

• Chuẩn bị cửa sổ tiếp nhận câu hỏi qua email・chat sau khi nhận đào tạo
• Nêu rõ thông tin liên hệ của người quản lý an toàn vệ sinh phụ trách trong tài liệu
• Đính kèm bộ FAQ

— là hình thức phổ biến. Hãy ý thức rằng đào tạo hoàn toàn một chiều là không được chấp nhận.

3-3. Đồng thời hai chiều vs theo yêu cầu

Thông tư công nhận cả hai: "đồng thời hai chiều" (phát trực tiếp qua Zoom v.v.) và "xem video ghi trước". Đặc điểm từng loại như sau.

Doanh nghiệp có tuyển dụng giữa kỳ liên tục, theo yêu cầu là thực tế.

4. Trường hợp phù hợp・không phù hợp với triển khai trực tuyến

Không phải tất cả đào tạo khi tuyển dụng đều có thể thay thế bằng trực tuyến. Nói thẳng, có những nội dung đào tạo mà đào tạo tập trung hiệu quả hơn. Tổ chức sự phù hợp・không phù hợp trong thực tiễn.

Trường hợp phù hợp với trực tuyến

• Tuyển dụng giữa kỳ phát sinh liên tục (từ vài người mỗi tháng trở lên)
• Đa địa điểm・mở rộng toàn quốc, điều chỉnh đào tạo tập trung khó khăn
• Cần đào tạo lao động nước ngoài bằng nhiều ngôn ngữ
• Công ty nhân sự là bên phái cử, đáp ứng nhiều bên tiếp nhận

Trường hợp chỉ trực tuyến không đủ

• Công việc kèm huấn luyện thực hành như làm việc trên cao・vận hành máy hạng nặng
• Giải thích quy trình làm việc phụ thuộc vào máy móc・quy trình đặc thù của công ty
• Người lao động khó đọc viết tiếng Nhật (cần bổ trợ chủ yếu bằng âm thanh・hình ảnh)

Với công việc kèm thực hành, thiết kế kết hợp thực tế là học các cơ bản 8 mục luật định trực tuyến và bổ sung đào tạo thực địa tại hiện trường.

5. 3 mẫu thất bại thường gặp

Cuối cùng, 3 thất bại điển hình được phát hiện sau khi triển khai e-learning. Nếu độc giả đang cân nhắc triển khai, hãy kiểm tra trước.

Thất bại ①: Cơ chế xác định danh tính yếu

Kết quả của việc chọn dịch vụ "chỉ có nhật ký xem", trên thực tế nhân viên khác đã nhận đào tạo. Khi bị Cục Giám sát hỏi "bằng chứng người đó nhận đào tạo đâu" không trả lời được, sẽ phải nhận hướng dẫn đào tạo bổ sung.

Thất bại ②: Đa ngôn ngữ không đủ

Cho lao động nước ngoài xem tài liệu chỉ tiếng Nhật, bài kiểm tra hoàn thành cũng bằng tiếng Nhật. Vụ "được tính là hoàn thành mà không hiểu" đã có án lệ là vi phạm nghĩa vụ chú ý đến an toàn. Về đa ngôn ngữ, tham khảo bài viết khác "An toàn vệ sinh lao động cho lao động nước ngoài: Hướng dẫn đầy đủ".

Thất bại ③: Lấy hồ sơ ra mất thời gian

Khi bị Cục Giám sát yêu cầu "cho xem hồ sơ đào tạo 3 năm gần nhất", mất vài ngày để tìm sổ giấy từ kho. Với e-learning chỉ vài phút.

6. Danh sách kiểm tra khi chọn e-learning

Các mục tối thiểu cần xác nhận khi chọn e-learning với tiền đề triển khai trực tuyến.

Nếu chỉ chọn theo "giá rẻ" "dễ triển khai", sau này sẽ phải chuyển đổi vì thiếu yêu cầu. Hãy chọn ngay từ đầu dịch vụ có thiết kế đáp ứng yêu cầu pháp luật.

7. Tổng kết

Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng trực tuyến là hình thức thực hiện được chính thức công nhận bởi thông tư MHLW. So với đào tạo tập trung, được giải phóng khỏi ràng buộc thời gian・địa điểm, dễ hỗ trợ đa ngôn ngữ. Mặt khác, thiết kế sai thì có nguy cơ rơi vào hình thức "chỉ phát video".

Điểm chính

1. Triển khai trực tuyến được chính thức công nhận bởi thông tư MHLW (25/1/2021).
2. Có 4 yêu cầu bắt buộc: 8 mục luật định・xác định danh tính・xác nhận mức độ hiểu・lưu trữ 3 năm.
3. Dịch vụ "chỉ có nhật ký xem" có nguy cơ không đáp ứng yêu cầu xác định danh tính.
4. E-learning có chống tua nhanh・bỏ qua và cửa sổ hỏi đáp là an toàn trong thực tiễn.
5. Công việc kèm thực hành, kết hợp trực tuyến và OJT tại hiện trường là thực tế.

Bài viết liên quan

• Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng: Hướng dẫn đầy đủ
• Mở rộng đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng Reiwa 6 (tháng 4/2024)
• An toàn vệ sinh lao động cho lao động nước ngoài: Hướng dẫn đầy đủ

Tài liệu tham khảo gốc

• Luật An toàn Vệ sinh Lao động Điều 59 (Tra cứu pháp luật e-Gov)
• Quy tắc An toàn Vệ sinh Lao động Điều 35・Điều 38 (Tra cứu pháp luật e-Gov)
• Về việc xử lý đào tạo theo Luật An toàn Vệ sinh Lao động qua internet, v.v. (基発0125第3号 / Thông tư Cơ sở số 3 ngày 25/1/2021, MHLW)
• Đào tạo an toàn vệ sinh (Trang An toàn Nơi làm việc, MHLW)