Hướng dẫn đầy đủ về đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng | Pháp luật, quy trình và đa ngôn ngữ

Tóm tắt

• Từ tháng 4/2024 (令和6年4月), tất cả 8 hạng mục bắt buộc cho mọi ngành và mọi hình thức tuyển dụng (đã bãi bỏ quy định lược bỏ)
• Nhân viên chính thức, hợp đồng, bán thời gian, phái cử, biệt phái, người nước ngoài — bất kể hình thức tuyển dụng và quốc tịch, tất cả đều thuộc đối tượng
• Có thể triển khai trực tuyến (với điều kiện xác định người học và lưu trữ 3 năm)
• Lao động phái cử là trách nhiệm của bên phái cử
• Đối với lao động nước ngoài, triển khai bằng ngôn ngữ mà bản thân họ hiểu được trên thực tế là bắt buộc

Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng là nghĩa vụ pháp lý đặt ra cho mọi doanh nghiệp khi tuyển dụng lao động mới. Sửa đổi ngày 1/4/2024 (令和6年) đã bãi bỏ quy định lược bỏ vốn chỉ áp dụng cho một số ngành, và bắt buộc triển khai đủ 8 hạng mục cho mọi ngành và mọi hình thức tuyển dụng.

Bao gồm cả lao động nước ngoài, mọi người học đều phải được đào tạo, bất kể ngành. Bài viết này tổng hợp đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng sau khi mở rộng — phạm vi nghĩa vụ theo luật, 8 hạng mục, khả năng triển khai trực tuyến, trách nhiệm khi phái cử, lưu trữ hồ sơ và cách tiến hành đa ngôn ngữ hóa — theo góc nhìn thực tiễn của nhân sự, tổng vụ và người phụ trách hiện trường.

1. Đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng là gì?

Điều 59 Khoản 1 Luật An toàn Vệ sinh Lao động Nhật Bản (労働安全衛生法 / Industrial Safety and Health Act) quy định:

Người sử dụng lao động khi tuyển dụng người lao động, phải tiến hành đào tạo về an toàn hoặc vệ sinh liên quan đến công việc mà người lao động đó sẽ tham gia, theo cách thức do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi quy định.

Nói cách khác, đây là nghĩa vụ phổ quát "khi đã tuyển dụng người lao động, hãy nhất định đào tạo an toàn vệ sinh liên quan đến công việc của họ" — không phân biệt ngành nghề hay hình thức tuyển dụng.

1-1. Đối tượng là "mọi người lao động"

Nhân viên chính thức, hợp đồng, bán thời gian, làm thêm giờ, lao động phái cử, lao động biệt phái, lao động nước ngoài… — bất kể hình thức tuyển dụng và quốc tịch, tất cả đều thuộc đối tượng.

Đặc biệt với lao động nước ngoài, lý do từ phía doanh nghiệp như "không hiểu tiếng Nhật nên chưa thể đào tạo" cũng không được chấp nhận dưới góc độ nghĩa vụ quan tâm an toàn (安全配慮義務 / kế thừa từ Điều 5 Luật Hợp đồng Lao động). Triển khai bằng ngôn ngữ bản thân họ hiểu được trên thực tế là bắt buộc.

1-2. Thời điểm thực hiện là "khi tuyển dụng"

"Khi tuyển dụng" chỉ giai đoạn sau khi đã ký hợp đồng lao động và trước khi bắt đầu công việc. Tuyển dụng sinh viên mới ra trường, tuyển dụng giữa kỳ, tái tuyển dụng, tái tuyển dụng kèm gia hạn hợp đồng… đều thuộc đối tượng.

Thêm vào đó, Điều 59 Khoản 2 quy định khi thay đổi nội dung công việc (chuyển bộ phận, đổi nghề), phải đào tạo tương đương lần nữa.

2. Sửa đổi tháng 4/2024: Đã thay đổi gì?

Trước đây, đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng có quy định lược bỏ như sau.

Trước sửa đổi (~ tháng 3/2024)

Điều 35 Khoản 1 của Quy chế An toàn Vệ sinh Lao động liệt kê 8 hạng mục nội dung đào tạo, nhưng đối với các ngành ngoài lâm nghiệp, khai mỏ, xây dựng, vận tải, vệ sinh và một số ngành cụ thể, được lược bỏ các hạng mục 1–4 (rủi ro của máy móc, đồ bảo hộ, quy trình làm việc, kiểm tra trước khi làm việc).

Nghĩa là các ngành văn phòng, một phần ngành dịch vụ chỉ cần thực hiện các hạng mục 5–8 (phòng bệnh, sắp xếp, sơ cấp cứu, khác).

Sau sửa đổi (từ 1/4/2024)

Quy định lược bỏ này đã bị bãi bỏ, và mọi doanh nghiệp bất kể ngành nghề đều bắt buộc thực hiện toàn bộ 8 hạng mục 1–8.

Điểm thay đổi quan trọng

Ngành ăn uống, bán lẻ, lưu trú, dịch vụ, IT… vốn được lược bỏ trước đây, từ 1/4/2024 bắt buộc thực hiện đầy đủ 8 hạng mục. Lý do "chúng tôi chủ yếu là nhân viên văn phòng" không còn được chấp nhận.

Tại sao lại mở rộng?

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi viện dẫn gia tăng tai nạn lao động ở khu vực văn phòng và ngành thứ ba làm lý do. Trên thực tế, số người bị thương phải nghỉ việc 4 ngày trở lên đã tăng 3 năm liên tiếp, đặc biệt "ngã trên cùng mặt phẳng", "rơi/ngã từ trên cao", "chuyển động phản hồi/vận động quá sức" tăng ở bán lẻ, lưu trú, dịch vụ. Nhiều rủi ro ở đây có thể phòng ngừa bằng đào tạo cơ bản khi tuyển dụng, nên đã được phán định cần triển khai bất kể ngành.

3. 8 hạng mục nội dung đào tạo (Điều 35 Quy chế An toàn Vệ sinh Lao động)

Nội dung đào tạo theo luật là 8 hạng mục sau.

3-1. Trọng số mỗi hạng mục

Thời gian dành cho mỗi hạng mục không được luật quy định cụ thể, nhưng trong thực tiễn thường là tổng cộng 2–4 giờ. Ngành như xây dựng có nhiều công việc nguy hiểm thì có thể mất khoảng 6 giờ.

Nếu triển khai đa ngôn ngữ cho lao động nước ngoài, cần phụ đề, lồng tiếng hoặc phiên dịch, nên dự kiến thời gian chuẩn bị gấp 1,5–2 lần sẽ trơn tru hơn.

4. Triển khai trực tuyến có được không?

Kết luận: được.

4-1. Thông tư của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi

Thông tư của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi ngày 25/1/2021 "Cách xử lý đào tạo theo Luật An toàn Vệ sinh Lao động được tiến hành qua Internet" đã chính thức công nhận triển khai dưới hình thức e-learning, trực tuyến….

Tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện sau.

Yêu cầu khi triển khai trực tuyến

• Nội dung đào tạo phải đáp ứng 8 hạng mục theo luật
• Phải có cơ chế xác nhận chính người học đã thực sự tham gia
• Có thể lưu trữ hồ sơ học tập trong 3 năm
• Có chuẩn bị cơ hội hỏi đáp và xác nhận mức độ hiểu

4-2. Cách xác định danh tính người học

Phương thức xác nhận "chính chủ đã thực sự học":

• Xác thực khuôn mặt (xác nhận danh tính trong khi học)
• Kiểm tra mức độ hiểu ngẫu nhiên (xác nhận trong quá trình)
• Nhật ký học tập (thời gian xem, tiến độ theo chương)
• Bài kiểm tra hoàn thành (đặt tiêu chuẩn đạt cuối cùng)

Kết hợp các phương thức trên là khuyến nghị. Các dịch vụ e-learning chủ chốt như SAT, CIC, Labona đều triển khai cơ chế này dưới hình thức nào đó.

4-3. Thiết kế chống tua nhanh, bỏ qua

Trong đào tạo đặc biệt (special education), "chống tua nhanh, bỏ qua" thực tế là tính năng bắt buộc. Đối với đào tạo khi tuyển dụng không có yêu cầu rõ ràng, nhưng xét về vận hành nghiêm túc, nên chọn dịch vụ có tính năng chống tua nhanh.

5. Trách nhiệm khi phái cử/biệt phái

5-1. Lao động phái cử

Đối với lao động phái cử, bên phái cử (công ty môi giới nhân sự) chịu nghĩa vụ thực hiện đào tạo khi tuyển dụng. Khi "nội dung công việc thay đổi" tại bên nhận phái cử, bên phái cử chịu trách nhiệm thực hiện "đào tạo khi thay đổi nội dung công việc".

Bên phái cử cần ghi lại ngày giờ, nội dung đào tạo vào sổ quản lý bên phái cử và lưu trữ 3 năm.

5-2. Lao động biệt phái

Đối với lao động biệt phái, tuy phụ thuộc vào hợp đồng giữa bên biệt phái và bên nhận, nhưng diễn giải thông thường là bên nhận thực sự sử dụng lao động trở thành "người sử dụng lao động". An toàn nhất là thực hiện lại đào tạo khi tuyển dụng tại bên nhận biệt phái.

5-3. Người lao động đơn lẻ/người làm việc theo hợp đồng

Người lao động đơn lẻ (一人親方) hoặc người làm việc theo hợp đồng nhận thầu không phải là "người lao động", nên về hình thức không thuộc đối tượng đào tạo khi tuyển dụng. Tuy nhiên, đào tạo cho người mới vào công trường xây dựng (trách nhiệm của nhà thầu chính) được đặt riêng, và ở đây cũng vậy, yêu cầu "bằng ngôn ngữ bản thân họ hiểu được" là như nhau.

Chỉ "đã thực hiện đào tạo" thôi không đủ. Phải tạo ra trạng thái "bản thân họ đã hiểu" thì mới có thể nói đã hoàn thành nghĩa vụ đào tạo an toàn vệ sinh.

6. Thời hạn lưu trữ và định dạng hồ sơ

6-1. Thời hạn lưu trữ theo luật

Theo Điều 38 Quy chế An toàn Vệ sinh Lao động, hồ sơ thực hiện đào tạo khi tuyển dụng có nghĩa vụ lưu trữ 3 năm.

6-2. Hạng mục cần ghi

6-3. Giấy vs Kỹ thuật số

Quản lý bằng giấy có rủi ro cao. Cụ thể:

• Hồ sơ của người đã nghỉ việc dễ thất lạc
• Không thể xuất trình khi tổng thầu kiểm toán
• Không ứng phó được khi cơ quan thanh tra điều tra hiện trường

Lưu trữ hồ sơ tự động dạng e-learning được khuyến nghị mạnh.

7. Các điểm cần kiểm tra khi đa ngôn ngữ hóa

Với doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài, đa ngôn ngữ hóa đào tạo khi tuyển dụng thực tế là bắt buộc.

7-1. Lựa chọn ngôn ngữ

Cần thực hiện bằng tiếng mẹ đẻ hoặc ngôn ngữ mà người lao động hiểu rõ nhất. Dựa trên các quốc tịch chính của lao động nước ngoài đang làm việc tại Nhật, thứ tự ưu tiên là:

1. Tiếng Việt (~ 570.000 người)
2. Tiếng Trung giản thể (~ 400.000 người)
3. Tiếng Anh (dùng được cho người Philippines, Myanmar, Nepal…)
4. Tiếng Indonesia (~ 200.000 người)
5. Các ngôn ngữ khác (Thái Lan, Myanmar, Nepal… thường dùng tiếng Anh)

Đảm bảo 5 ngôn ngữ này là có thể xử lý phần lớn trường hợp.

7-2. Phụ đề vs Lồng tiếng vs Văn bản dịch

7-3. Đa ngôn ngữ hóa bài kiểm tra hiểu

Không chỉ phần đào tạo chính, bài kiểm tra mức độ hiểu cũng cần ra đề bằng tiếng mẹ đẻ. Nếu chính bài kiểm tra chỉ bằng tiếng Nhật thì "việc xác nhận đã hiểu đào tạo hay không cũng không thực hiện được".

8. Tiêu chí lựa chọn khi áp dụng e-learning

8-1. Tính năng bắt buộc

8-2. Dịch vụ chính cần so sánh

Khi so sánh các dịch vụ e-learning chính, xem xét các tính năng trên cùng đơn giá mỗi người, số người tối thiểu khi triển khai, hệ thống hỗ trợ.

Đặc biệt, sự có/không hỗ trợ đa ngôn ngữ chênh lệch lớn giữa các nhà cung cấp, và là tiêu chí quyết định cho doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài.

9. Liên quan: chế độ Đào tạo Việc làm & Đào tạo đặc biệt

Bổ sung hai chế độ liên quan mật thiết đến đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng.

9-1. Chế độ Đào tạo Việc làm (Ikuseishu Roudou, hiệu lực tháng 4/2027)

Chế độ mới thay thế Chế độ Thực tập Kỹ năng sẽ có hiệu lực từ tháng 4/2027. Lao động Đào tạo Việc làm được bảo vệ là "người lao động" theo Luật Tiêu chuẩn Lao động và Luật An toàn Vệ sinh Lao động, nên toàn bộ nghĩa vụ đào tạo an toàn vệ sinh, bao gồm đào tạo khi tuyển dụng, áp dụng nguyên xi.

Chi tiết xem ở bài "Nghĩa vụ đào tạo an toàn vệ sinh trong chế độ Đào tạo Việc làm (hiệu lực tháng 4/2027)".

9-2. Khác biệt với đào tạo đặc biệt

Đào tạo khi tuyển dụng là "đào tạo cơ bản cho mọi người lao động", còn đào tạo đặc biệt là "đào tạo bổ sung cho người lao động làm công việc nguy hiểm, có hại". Nếu cho công nhân tham gia công việc lái xe nâng, treo buộc, sử dụng dây toàn thân, thì cần thực hiện đào tạo đặc biệt bổ sung vào đào tạo khi tuyển dụng.

10. Tổng kết

Đào tạo khi tuyển dụng cần tiến hóa từ giai đoạn "hoàn thành về mặt hình thức" sang giai đoạn "người lao động thực sự hiểu và liên quan trực tiếp đến an toàn tại hiện trường" — đó là điều doanh nghiệp được yêu cầu ngày nay.

Điểm chính

1. Từ tháng 4/2024 (令和6年4月), tất cả 8 hạng mục bắt buộc cho mọi ngành và mọi hình thức tuyển dụng. "Chúng tôi chủ yếu là văn phòng" không còn được chấp nhận.
2. Đối tượng không phân biệt. Mọi người lao động, bao gồm chính thức, phái cử, biệt phái, người nước ngoài.
3. Không triển khai bằng ngôn ngữ bản thân họ hiểu được thì không thể nói đã hoàn thành nghĩa vụ (nghĩa vụ quan tâm an toàn).
4. Triển khai trực tuyến được. Nhưng cần xác định người học và lưu trữ hồ sơ 3 năm.
5. Lao động phái cử do bên phái cử chịu trách nhiệm. Lưu hồ sơ đào tạo trong sổ quản lý bên phái cử 3 năm.

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn đầy đủ về đào tạo an toàn vệ sinh cho người lao động nước ngoài
• Nghĩa vụ đào tạo an toàn vệ sinh trong chế độ Đào tạo Việc làm (hiệu lực tháng 4/2027)

Tài liệu tham khảo gốc

• Luật An toàn Vệ sinh Lao động, Điều 59 (e-Gov)
• Quy chế An toàn Vệ sinh Lao động, Điều 35, 38 (e-Gov)
• Từ tháng 4/2024, phạm vi đào tạo an toàn vệ sinh khi tuyển dụng và khi thay đổi công việc được mở rộng (FPEO)
• Đào tạo an toàn vệ sinh (Trang an toàn nơi làm việc, MHLW)
• "Đào tạo an toàn vệ sinh" khi tuyển dụng là nghĩa vụ! Tổng hợp nội dung và phương thức thực hiện (mediment)