Ringkasan
- Sejak April 2024 (令和6年4月), seluruh 8 butir wajib untuk semua industri dan semua bentuk hubungan kerja (ketentuan penghapusan dicabut)
- Karyawan tetap, kontrak, paruh waktu, kiriman (dispatch), pinjaman antar perusahaan (secondment), pekerja asing — tanpa memandang bentuk hubungan kerja dan kewarganegaraan, semua menjadi sasaran
- Pelaksanaan online diperbolehkan (dengan syarat identifikasi peserta + penyimpanan 3 tahun)
- Pekerja kiriman menjadi tanggung jawab perusahaan pengirim
- Untuk pekerja asing, pelaksanaan dalam bahasa yang dipahami sendiri secara praktis wajib
Pelatihan keselamatan dan kesehatan saat perekrutan adalah kewajiban hukum yang dibebankan kepada setiap perusahaan yang baru saja mempekerjakan pekerja. Revisi 1 April 2024 (令和6年) mencabut ketentuan penghapusan yang sebelumnya berlaku hanya untuk industri tertentu, dan menjadikan pelaksanaan seluruh 8 butir wajib untuk semua industri dan semua bentuk hubungan kerja.
Termasuk pekerja asing, semua peserta wajib mengikuti, terlepas dari industrinya. Artikel ini menyusun pelatihan keselamatan dan kesehatan pasca perluasan — cakupan kewajiban menurut hukum, isi 8 butir pelatihan, kemungkinan pelaksanaan online, tanggung jawab saat pengiriman, penyimpanan catatan, dan langkah multibahasa — dari sudut praktis HR, umum, dan penanggung jawab lapangan.
1. Apa Itu Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan saat Perekrutan
Pasal 59 Ayat 1 Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Industri Jepang (労働安全衛生法 / Industrial Safety and Health Act) menetapkan:
Pengusaha, ketika mempekerjakan pekerja, wajib memberikan kepada pekerja tersebut pelatihan tentang keselamatan atau kesehatan terkait pekerjaan yang akan dilakukannya, dengan cara yang ditetapkan oleh peraturan menteri.
Dengan kata lain, ini adalah kewajiban universal: "Setelah Anda mempekerjakan pekerja, wajib menyelenggarakan pelatihan keselamatan dan kesehatan terkait pekerjaannya", tanpa memandang industri maupun bentuk hubungan kerja.
1-1. Sasaran adalah "Semua Pekerja"
Karyawan tetap, kontrak, paruh waktu, pekerja lepas, kiriman, pinjaman antar perusahaan, pekerja asing… tanpa memandang bentuk hubungan kerja maupun kewarganegaraan, semuanya menjadi sasaran.
Khususnya untuk pekerja asing, dalih dari sisi pengusaha "tidak bisa kami berikan pelatihan karena dia tidak paham bahasa Jepang" tidak berlaku dari sudut kewajiban perhatian keselamatan (安全配慮義務 / mengacu pada Pasal 5 Undang-Undang Kontrak Kerja). Pelaksanaan dalam bahasa yang dipahami sendiri oleh pekerja secara praktis wajib.
1-2. Waktu Pelaksanaan Adalah "Saat Perekrutan"
"Saat perekrutan" merujuk pada tahap setelah kontrak kerja ditandatangani dan sebelum pekerja menjalankan tugasnya. Termasuk perekrutan lulusan baru, perekrutan jalur tengah (mid-career), perekrutan kembali, dan perekrutan kembali yang disertai pembaruan kontrak.
Tambahan pula, berdasarkan Pasal 59 Ayat 2, ketika isi pekerjaan berubah (mutasi divisi, perubahan jenis pekerjaan), pelatihan setara wajib dilakukan kembali.
2. Revisi April 2024: Apa yang Berubah?
Sebelumnya, pelatihan keselamatan dan kesehatan saat perekrutan memiliki ketentuan penghapusan berikut.
Sebelum Revisi (hingga Maret 2024)
Pasal 35 Ayat 1 Peraturan Keselamatan dan Kesehatan Industri menyebutkan 8 butir isi pelatihan, namun untuk industri di luar industri spesifik seperti kehutanan, pertambangan, konstruksi, transportasi, dan kebersihan, butir 1–4 (bahaya mesin, alat pelindung, prosedur kerja, inspeksi sebelum mulai kerja) dapat dihilangkan.
Artinya, industri perkantoran dan sebagian industri jasa cukup melaksanakan butir 5–8 (pencegahan penyakit, kebersihan/kerapihan, pertolongan pertama, lain-lain).
Setelah Revisi (sejak 1 April 2024)
Ketentuan penghapusan tersebut dicabut, dan semua pengusaha tanpa memandang industri wajib melaksanakan seluruh 8 butir 1–8.
Perubahan Penting
Industri kuliner, ritel, akomodasi, jasa, IT, dan lain-lain yang sebelumnya bisa menghilangkan butir, sejak 1 April 2024 wajib melaksanakan 8 butir secara penuh. Alasan "kami terutama pekerjaan kantor jadi tidak relevan" tidak berlaku.
Mengapa Diperluas?
Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan (MHLW) menyebut peningkatan kecelakaan kerja di pekerjaan kantor dan industri tersier sebagai latar belakang. Faktanya, jumlah cedera dengan istirahat 4 hari atau lebih meningkat tiga tahun berturut-turut, dan khususnya di ritel, akomodasi, jasa, kasus "terpeleset/jatuh", "terjatuh/jatuh dari ketinggian", "gerakan refleks/gerakan paksa" meningkat. Banyak risiko ini dapat dicegah melalui pelatihan dasar saat perekrutan, sehingga diputuskan perlu diberlakukan tanpa memandang industri.
3. Delapan Butir Isi Pelatihan (Pasal 35 Peraturan Keselamatan dan Kesehatan Industri)
Isi pelatihan menurut undang-undang adalah 8 butir berikut.
| # | Butir | Contoh Isi |
|---|---|---|
| 1 | Bahaya atau sifat merugikan mesin, bahan baku, dll., dan cara menanganinya | Bahaya mesin, peralatan, bahan kimia yang digunakan |
| 2 | Kinerja dan cara menangani alat pengaman, alat penekan zat berbahaya, alat pelindung | Cara pakai helm, kacamata pelindung, sarung tangan, sabuk pengaman |
| 3 | Hal-hal terkait prosedur kerja | Konfirmasi prosedur operasi standar (SOP) |
| 4 | Hal-hal terkait inspeksi pada awal kerja | Daftar inspeksi sebelum mulai kerja |
| 5 | Penyebab dan pencegahan penyakit yang dapat timbul dari pekerjaan ini | Pencegahan sakit pinggang, pencegahan heatstroke, tindakan terhadap debu, dll. |
| 6 | Hal-hal terkait kerapihan, ketertiban, dan kebersihan | Dasar 4S (sort, set in order, shine, sustain) |
| 7 | Hal-hal terkait pertolongan pertama dan evakuasi saat insiden | Rute evakuasi saat kebakaran/gempa, cara pakai AED |
| 8 | Hal-hal lain yang diperlukan untuk keselamatan atau kesehatan terkait pekerjaan ini | Risiko khas perusahaan (ketinggian, ruang sempit, beban berat, dll.) |
3-1. Bobot Tiap Butir
Waktu yang diperlukan tiap butir tidak ditetapkan secara eksplisit di undang-undang, tetapi dalam praktik total 2–4 jam menjadi standar umum. Industri seperti konstruksi yang banyak pekerjaan berbahaya bisa memakan sekitar 6 jam.
Jika dilaksanakan multibahasa untuk pekerja asing, diperlukan salah satu dari subtitle, sulih suara, atau penerjemah, sehingga memperkirakan waktu persiapan 1,5–2 kali lipat akan lebih lancar.
4. Apakah Pelaksanaan Online Diperbolehkan?
Kesimpulannya: diperbolehkan.
4-1. Surat Edaran MHLW
Surat edaran MHLW tanggal 25 Januari 2021 "Penanganan Pelatihan Menurut UU Keselamatan dan Kesehatan Industri yang Dilakukan Melalui Internet" secara resmi mengakui pelaksanaan dalam bentuk e-learning, online, dll..
Namun harus memenuhi syarat berikut.
Syarat pelaksanaan online
- Isi pelatihan harus memenuhi 8 butir menurut undang-undang
- Harus ada mekanisme untuk memastikan peserta benar-benar mengikuti
- Catatan pembelajaran dapat disimpan selama 3 tahun
- Harus disediakan kesempatan tanya jawab dan konfirmasi pemahaman
4-2. Cara Mengidentifikasi Peserta
Sarana untuk memastikan "pesertanya benar-benar mengikuti":
- Autentikasi wajah (verifikasi identitas selama mengikuti)
- Kuis pemahaman acak (konfirmasi pemahaman di tengah)
- Log pembelajaran (waktu menonton, kemajuan per bab)
- Ujian akhir (penetapan ambang lulus)
Direkomendasikan untuk dikombinasikan. Layanan e-learning utama seperti SAT, CIC, Labona masing-masing mengimplementasikan mekanisme ini dalam suatu bentuk.
4-3. Desain Mencegah Skip dan Forward Cepat
Pada pelatihan khusus (special education), "mencegah skip dan forward cepat" secara praktis menjadi fitur wajib. Untuk pelatihan saat perekrutan tidak ada persyaratan eksplisit, tetapi dari sudut operasional yang ketat, disarankan memilih layanan yang memiliki fitur mencegah forward cepat.
5. Tanggung Jawab Pelaksanaan saat Pengiriman / Pinjaman
5-1. Untuk Pekerja Kiriman
Untuk pekerja kiriman, perusahaan pengirim (perusahaan jasa pengiriman tenaga kerja) memikul kewajiban melaksanakan pelatihan saat perekrutan. Ketika di tempat penerima terjadi "perubahan isi pekerjaan", perusahaan pengirim bertanggung jawab melaksanakan "pelatihan saat perubahan isi pekerjaan".
Perusahaan pengirim harus mencatat waktu dan isi pelatihan dalam buku manajemen perusahaan pengirim, dan ini pun wajib disimpan selama 3 tahun.
5-2. Untuk Pekerja Pinjaman Antar Perusahaan
Untuk pekerja pinjaman antar perusahaan (出向), meski tergantung isi kontrak antara perusahaan penerima dan pengirim, interpretasi umumnya adalah perusahaan penerima yang sebenarnya menerima tenaga kerja menjadi "pengusaha". Lebih aman untuk melaksanakan kembali pelatihan saat perekrutan di perusahaan penerima.
5-3. Pekerja Mandiri / Pekerja Borongan
Pekerja mandiri (一人親方) atau pekerja borongan bukanlah "pekerja", sehingga secara formal di luar sasaran pelatihan saat perekrutan. Namun, pelatihan masuk baru ke proyek konstruksi (tanggung jawab kontraktor utama) ditetapkan tersendiri, dan di sana pun permintaan "dalam bahasa yang dipahami sendiri" sama berlakunya.
Hanya "kami telah melaksanakan pelatihan" tidak cukup. Hanya setelah menciptakan keadaan "pekerja telah memahami" barulah dapat dikatakan kewajiban pelatihan keselamatan dan kesehatan terpenuhi.
6. Periode dan Format Penyimpanan Catatan
6-1. Periode Penyimpanan Menurut UU
Berdasarkan Pasal 38 Peraturan Keselamatan dan Kesehatan Industri, catatan pelaksanaan pelatihan saat perekrutan wajib disimpan selama 3 tahun.
6-2. Butir yang Harus Dicatat
| Butir Wajib | Contoh |
|---|---|
| Nama peserta | Tanaka Taro |
| Tanggal perekrutan | 2026-04-01 |
| Tanggal pelaksanaan pelatihan | 2026-04-01 |
| Isi pelatihan | 8 butir dilaksanakan semua, waktu tiap butir |
| Penanggung jawab pelatihan | Manajer Keselamatan Yamada Jiro |
| Cara mengikuti | Pelatihan terpusat / e-learning |
| Hasil konfirmasi pemahaman | Lulus / 80 poin |
6-3. Kertas vs Digital
Manajemen kertas berisiko tinggi. Secara konkret:
- Catatan mantan karyawan mudah tercerai-berai
- Tidak dapat ditunjukkan saat audit oleh kontraktor utama
- Tidak dapat merespons investigasi lapangan inspektur
Penyimpanan catatan otomatis berformat e-learning sangat direkomendasikan.
7. Poin Pemeriksaan untuk Multibahasa
Bagi perusahaan yang mempekerjakan pekerja asing, multibahasa untuk pelatihan saat perekrutan secara praktis wajib.
7-1. Pemilihan Bahasa
Harus dilaksanakan dalam bahasa ibu pekerja atau bahasa yang paling dipahaminya. Berdasarkan kewarganegaraan utama pekerja asing di Jepang, urutan prioritas:
- Bahasa Vietnam (~ 570.000 orang)
- Bahasa Mandarin sederhana (~ 400.000 orang)
- Bahasa Inggris (digunakan oleh orang Filipina, Myanmar, Nepal, dll.)
- Bahasa Indonesia (~ 200.000 orang)
- Lainnya (Thailand, Myanmar, Nepal umumnya berbasis bahasa Inggris)
Menyiapkan 5 bahasa ini mencakup sebagian besar kasus.
7-2. Subtitle vs Sulih Suara vs Teks Terjemahan
| Cara | Biaya | Pemahaman | Kasus Direkomendasikan |
|---|---|---|---|
| Subtitle | Rendah | Sedang (perlu kemampuan baca) | Tingkat lanjut / untuk tes |
| Sulih suara | Tinggi | Tinggi | Direkomendasikan standar |
| Teks terjemahan | Rendah | Rendah (terlepas dari video) | Materi pendukung |
7-3. Multibahasa untuk Tes Pemahaman
Bukan hanya isi pelatihan utama, tes konfirmasi pemahaman juga perlu disajikan dalam bahasa ibu. Jika tesnya sendiri hanya dalam bahasa Jepang, maka "konfirmasi apakah pelatihan dipahami atau tidak itu sendiri tidak dapat dilakukan".
8. Kriteria Pemilihan saat Mengadopsi E-Learning
8-1. Fitur Wajib
| Fitur | Tingkat Kepentingan |
|---|---|
| Materi yang mencakup 8 butir menurut undang-undang | Wajib |
| Identifikasi peserta (autentikasi wajah, dll.) | Sangat direkomendasikan |
| Penyimpanan catatan otomatis (3 tahun ke atas) | Wajib |
| Dukungan multibahasa (minimal 5 bahasa) | Sangat direkomendasikan |
| Penerbitan sertifikat penyelesaian | Wajib |
| Ekspor CSV / Excel | Direkomendasikan |
| Mencegah forward cepat & skip | Direkomendasikan |
8-2. Layanan Utama yang Perlu Dibandingkan
Saat membandingkan layanan e-learning utama, lihat kelengkapan fitur di atas, harga per orang, jumlah minimum saat onboarding, dan sistem dukungan.
Khususnya, ada/tidaknya dukungan multibahasa berbeda jauh antar penyedia, dan merupakan kriteria menentukan bagi perusahaan yang mempekerjakan pekerja asing.
9. Terkait: Sistem Pelatihan Kerja & Pelatihan Khusus
Dua sistem yang erat terkait dengan pelatihan keselamatan dan kesehatan saat perekrutan.
9-1. Sistem Pelatihan Kerja (Ikuseishu Roudou, berlaku April 2027)
Sistem baru pengganti Sistem Magang Keterampilan akan berlaku sejak April 2027. Pekerja Pelatihan Kerja dilindungi sebagai "pekerja" menurut UU Standar Tenaga Kerja dan UU Keselamatan dan Kesehatan Industri, sehingga seluruh kewajiban pelatihan keselamatan dan kesehatan, termasuk pelatihan saat perekrutan, berlaku tanpa perubahan.
Detail lihat di artikel "Kewajiban Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan dalam Sistem Pelatihan Kerja (berlaku April 2027)".
9-2. Beda dengan Pelatihan Khusus
Pelatihan saat perekrutan adalah "pelatihan dasar untuk semua pekerja", sedangkan pelatihan khusus adalah "pelatihan tambahan untuk pekerja yang melaksanakan pekerjaan berbahaya/merugikan". Jika menugaskan pekerja pada pekerjaan seperti pengoperasian forklift, slinging, atau menggunakan full body harness, pelatihan khusus harus dilaksanakan selain pelatihan saat perekrutan.
10. Kesimpulan
Mengembangkan pelatihan saat perekrutan dari tahap "sekadar formalitas" menuju tahap "pekerja benar-benar memahami, dan terhubung langsung dengan keselamatan di lapangan" — inilah yang diharapkan dari perusahaan ke depan.
Poin Utama
- Sejak April 2024 (令和6年4月), semua 8 butir wajib untuk seluruh industri dan seluruh bentuk hubungan kerja. "Kami terutama pekerjaan kantor" tidak lagi berlaku.
- Sasaran tanpa diskriminasi. Semua pekerja termasuk karyawan tetap, kiriman, pinjaman antar perusahaan, dan pekerja asing.
- Tanpa pelaksanaan dalam bahasa yang dipahami pekerja sendiri, tidak dapat dikatakan kewajiban terpenuhi (kewajiban perhatian keselamatan).
- Pelaksanaan online diperbolehkan. Namun perlu identifikasi peserta + penyimpanan catatan 3 tahun.
- Pekerja kiriman menjadi tanggung jawab perusahaan pengirim. Catatan pelatihan disimpan dalam buku manajemen perusahaan pengirim selama 3 tahun.
Artikel Terkait
- Panduan Lengkap Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan untuk Pekerja Asing
- Kewajiban Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan dalam Sistem Pelatihan Kerja (berlaku April 2027)
Sumber Primer
- Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Industri Jepang, Pasal 59 (e-Gov)
- Peraturan Keselamatan dan Kesehatan Industri, Pasal 35 & 38 (e-Gov)
- Sejak April 2024, cakupan pelatihan keselamatan dan kesehatan saat perekrutan dan perubahan pekerjaan diperluas (FPEO)
- Pelatihan keselamatan dan kesehatan (Situs Keselamatan Tempat Kerja, MHLW)
- "Pelatihan keselamatan dan kesehatan" saat perekrutan adalah kewajiban! Penjelasan isi dan cara pelaksanaan (mediment)