"教育实施了,但记录只是装订在纸面文件上。"这种状态的烦恼咨询从中坚企业的总务担当者那里越来越多。雇入时教育的记录按劳动安全卫生规则第38条有3年保管义务,但"装订着"和"能立即向监督署出示"之间,实务上其实有很大距离。
本文整理雇入时安全卫生教育记录的法令适合且实用的保管方法。从纸面运营的极限、数字化的好处、外国人雇用时的追加注意,全面涵盖。
法令要求的保管义务
先确认法令本文,把"3年保管"翻译为实务意义。
劳动安全卫生规则第38条(规定实施特别教育的事业者保存记录3年的条文)直接规定的是特别教育的记录保管。雇入时安全卫生教育(劳动安全卫生法第59条第1项)的记录保管期间未在法令本文明示,但从行政指导·劳灾对应的惯例,把3年保管作为公司内基准是实务主流。
ⓘ "3年"以什么为起算日
实施教育的日期为起算日,3年。例如2026年5月13日实施的教育记录保管到2029年5月13日。途中离职的劳动者的记录,3年未到也不能销毁。
判断"过了3年所以可以销毁"前应确认: 是否需要对该员工更新教育内容(再教育·追加教育)。劳灾发生时责任追究以灾害发生时点的教育记录有无判断,所以越来越多企业把5年保管作为公司规则。
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应记录的7项
说"教育记录",到底要保存什么才法令适合?整理实务基准。
劳动安全卫生规则没细致列举记录项,但从过往通达和监督署的指导例,以下7项是标准。
- 受讲者姓名(有多语言表记时并列记载,推荐罗马字)
- 出生年月日·员工编号(同姓同名对策)
- 实施年月日·实施时间(开始结束)
- 实施场所
- 实施者姓名·所属·联系方式
- 教育内容(按科目的实施时间和要点)
- 使用教材(e-learning 时记载教材名·版本·使用语言)
加之如有理解度测试的结果或受讲者签名(或电子签名),可备对后述判例风险。
纸面管理簿出现的事故
举3个现场实际发生的记录运营事故事例。请与读者状况对照。
一,散逸。总务担当者交替时"不知道装订在哪里"的情况。劳灾发生到找到记录花了几天的事业者,被监督署指出"日常管理不充分"。
二,改变风险。纸面文件事后修正·替换容易。万一发生争议,"该记录真的是教育实施时点制作的吗"的举证负担落在事业者侧。
三,外国人记录的乱码。手写姓名易出错,本人特定要花时间。基本是把护照拼写的罗马字和日语表记并列记载,但纸基础下书式因现场而散乱。
⚠️ "有"和"找就能找到"是两回事
监督署的临检(突击检查)中说"请给我看记录"花30分钟以上找,仅此就给"日常管理不充分"的印象。记录维持"3分钟内能出示"是实务的合格线。
数字化的好处与注意点
为考虑脱离纸面的企业整理数字化的判断标准。
好处3个: 检索性(按员工编号或姓名即时查询)、防改窜(时间戳·更新日志留证迹)、多语言对应(同信息多语言并列管理)。特别是外国人雇用超10名时,纸面运营在实务上破绽。
缺点是导入成本和对应"电子账簿保存法"(确保电子保管文件可信度的法律)相当的要求。劳动安全卫生法上不禁止电子保管,但仅把自社制 Excel 文件放在共享文件夹下,改窜不可能性的举证就难了。
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监督署的临检实际看什么
作为"不知何时来的监督署对策",准备什么?基于实际临检对应经验者的访谈整理。
监督署在雇入时教育相关上看的几乎是以下流程。
- 请求最近1–2年的入社者名单
- 从中随机指定数名
- 指定人物的教育记录即时出示
- 教育内容的妥当性(时间·项目)确认
- 必要时对受讲者本人访谈
"访谈"是确认本人"有没有受过教育的记忆""是否理解内容"的阶段。日语理解不充分的外国人本人回答"不知道是什么事",即使有形式上的记录,也有"实质上教育未成立"的判定风险。
外国人雇用的追加注意
雇用外国人的事业者比仅日本人记录需要更进一步的注意。
一,明记受讲语言。同样"实施雇入时教育",用日语版还是越南语版意义不同。请在记录的"使用教材"栏明记语言代码。
二,理解度测试结果保存。仅日语集合培训时,本人未理解情况下的责任回到事业者。保留母语测试结果(分数·所需时间),可证明"已确认理解"。
三,本人签名数字化。纸面签名有时本人特定困难,把 e-learning 的登录历史·受讲完成时间戳作为"本人受讲"的证迹保留的运营在扩大。
保管期间中的防改窜
3年·5年的保管期间中,需维持不被怀疑"事后改写"的状态。
纸面运营时,页码连号,订正用双线+订正章。物理上让一括替换困难。数字运营时,使用禁写存储(WORM 型存储或带改窜检测功能的 SaaS)安全。
ⓘ "有时间戳就好"的水准在上升
进入2020年代,行政手续中时间戳要求频度也增加。教育记录在现时点不是法律要求,但"有时间戳"对监督署印象更好是现场实感。
需要5年保管的情况
认为"3年就够"会有疏漏的情况。
特殊健康诊断(尘肺·有机溶剂·放射线业务等特定业务的劳动者定期接受的医学检查)对象业务的劳动者的相关教育记录,与健康诊断结果一样,5至30年的长期保管为佳(按业务不同)。
把"全教育记录5年保管"作为内规的企业例也在增加。法令最低是3年,但考虑诉讼对应·劳灾认定对应,把5年作为公司内基准在实务上更轻松。
Labona 的日志管理
介绍 Labona 的功能。作为读者选项之一呈现,只老实写能做到的部分。
Labona 的 e-learning 受讲日志自动记录受讲者ID·受讲日时·教材版本·使用语言·理解度测试分数·结业时间戳。这些可从管理画面 CSV 导出,作为监督署对应文件即时出示。保管期间基本契约期间内持续,契约结束后的延长保管按选项对应。多语言对应方面,日语版顺次公开,英语·越南语·中国语·印尼语的音频完整对应顺次扩充中。
考虑与纸面管理簿双重运营的企业,我们也提案最初3个月并行运营、徐徐向数字倾斜的迁移方案。
总结
雇入时教育记录管理应把握的要点再列。
3年保管是标准,5年是安全边际,特殊业务长期保管。应记录7项,特别外国人雇用时"使用语言"和"理解度测试结果"是关键。纸面管理簿超10名破绽,数字化的迁移是实务选项。防改窜纸面用连号+订正章,数字用时间戳或带改窜检测功能的 SaaS 担保。
监督署的临检看"能否即时出示""教育是否实质成立"。已进入仅形式记录不够的时代。
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常见问题
Q1. 离职者的记录也需要3年保管吗?
需要。劳动安全卫生规则不允许以离职为由短缩保管期间。离职后,在职中的劳灾认定可能在3年内被争议,所以离职时在记录追加"离职年月日"继续保管为安全。
Q2. 把纸面记录扫描电子化,废弃原纸有问题吗?
原则上可以,但需担保电子化的记录"未被改窜"。扫描后立即赋予时间戳,或在带改窜检测功能的存储保管等的追加对应为前提。法令论点复杂的领域,建议咨询社劳士·律师。
Q3. 不是逐个的个别记录,用一括的受讲者名单也可以吗?
实施日·教育内容相同的集合培训,参加者名单格式实务上被允许。但监督署访谈被问"特定本人是否受讲"时,仅参加者名单难反证,加本人签名栏的形式为安全。
Q4. 使用多语言教材时,记录应用什么语言留?
事业者的管理用记录用日语即可。但"使用教材"栏请明记语言代码(例:"视频教材V2.3 / 越南语版")。作为本人副本交付母语版的运营也被推荐。
参考一次资料
- 劳动安全卫生法第59条第1项(雇入时教育) — 在e-Gov 法令检索搜索"労働安全衛生法"
- 劳动安全卫生规则第38条(特别教育的记录保存) — 在e-Gov 法令检索搜索"労働安全衛生規則"
- 厚生劳动省《关于安全卫生教育推进》相关通达 — 在厚生劳动省主页内搜索